Wie versendet man seine Vereinspost günstig, schnell und zuverlässig?

Viele Vereine leiden unter Geldmangel und scheuen deshalb den Schritt, Ihr Mitglieder mehrmals im Jahr anzuschreiben. Sei es zur Jahreshauptversammlung oder um Einladungen zu anstehenden Events zu versenden.

Mailingkampagnen zur Gewinnung neuer Mitglieder haben den größten Erfolg, wenn das potentielle Mitglied persönlich in einem Brief angesprochen wird.

Das versenden inhaltsgleicher Sendungen ist nicht teuer. Die Deutsche Post bietet zum einen für Mailings bis 50 Sendungen (egal wo der Empfänger im Bundesgebiet wohnt) den Infobrief ab 40 Euro-Cent an. Hat man aber 50 Sendungen für einen Leitbereich (z.B. 53700 - 53819), so kostet der gleiche Brief nur noch 25 Euro-Cent, wenn man die Briefe bei einer Postfiliale in diesem Leitbereich einliefert.

Ab 250 Sendungen befördert die Deutsche Post die Sendungen auch innerhalb einer Leitregion (die ersten beiden Stellen der PLZ müssen gleich sein) schon ab 25 Euro-Cent. Sollte Ihr Verein zu den großen Vereinen gehören, dann wissen Sie bestimmt, dass die Deutsche Post bei einer Einlieferung von 4000 Sendungen für 25 Euro-Cent einen Standardbrief in ganz Deutschland zustellt. Aufzahlungen auf die entsprechenden Mengen sind möglich. Voraussetzung für die Einlieferung von Infopost ist lediglich die Inhaltsgleichheit, eine Einlieferungsliste, und die auf- oder absteigende Sortierung nach der PLZ Ihrer Sendungen.

Vom Adressmanagement bis zur Einlieferungsliste!

Ein Manager managt die Infopost und den Infobrief.

Damit der Werbeversand schnell und kostengünstig erfolgen kann, gibt es zur Infopost auch die passende Software.

Mit dem Infopost-Manager wird die Aktion am PC in wenigen Schritten vorbereitet. Der Infopost-Manager ist die richtige Software für Vereine und Unternehmen, die ihre Zielgruppe kennen und einen entsprechenden Adressbestand vorliegen haben, den Versand der Werbepost aber optimieren wollen. Das heißt vor allem: das günstigste Porto ermitteln möchten. Daneben können die Nutzer mit dem Infopost-Manager aber auch Anreden und Anschriften korrigieren, Dubletten aufspüren sowie Etiketten und Einlieferungsunterlagen ausdrucken. Detaillierte EDV-Kenntnisse sind für die Software nicht nötig.

Ein elektronischer ,,Assistent" führt durch das gesamte Programm. Zunächst lädt der Nutzer die Adressen ein. Das ist z.B. aus einer Adressverwaltung von einer CD, aus einer Tabellenkalkulation oder einer Textverarbeitung möglich. Danach gibt er das Format und das Gewicht der Sendungen an. Anhand dieser Information errechnet der Infopost-Manager das Entgelt. Vergleichsmöglichkeiten ergeben sich wenn die Eingaben verändert werden: Es wird sofort ersichtlich, wie sich beispielsweise ein größeres Briefformat auf das Porto auswirken würde. Über die Adressverteilung wird das geringste Entgelt errechnet. Der Schlüssel ist dabei die Postleitzahl.

Die günstigste Variante der Infopost ist bei entsprechender Vorsortierung und bestimmten Mindestmengen für einzelne Leitregionen schon ab 25 Euro-Cent je Sendung zu haben.

Negative Auswirkungen auf die Kosten einer Mailingaktion und den Eindruck beim Kunden haben falsche Anschriften und Dubletten im Adressbestand. Der Infopost-Manager schafft hier Abhilfe. Auf Wunsch gleicht er die Adressdatei des Anwenders mit dem Inhalt des Postleitzahlenbuchs ab. Automatisch werden nicht existierende Anschriften aussortiert und falsch geschriebene Orte und Straßen korrigiert. Fehlende oder falsche Postleitzahlen werden ergänzt. Dubletten haben mit dem Infopost-Manager keine Chance. Die Software spürt doppelte Adressen auf und zeigt sie an. Der Nutzer kann dann entscheiden, welche er bewusst zweifach anschreiben möchte - etwa bei mehreren Ansprechpartnern in einem Unternehmen - und welche entfernt werden sollen.

Eine in die Software integrierte Seriendruck-Funktion bietet die Möglichkeit, die Adressen sofort auszudrucken. Der Druck der Einlieferungsformulare für die Post erfolgt ebenfalls automatisch.

Außer der Vorbereitung von Infopost ist mit dem Infopost-Manager auch die Planung der Produktvariante Infobrief für kleine, nicht vorsortierte Sendungsmengen (ab 50 Stück) möglich.

Den Infopost-Manager gibt es ab EUR 160,- zzgl. Mehrwertsteuer. Weitere Informationen und Bestellung unter Tel. 0 18 05/ 33 44 60 oder über das Internet unter http://www.infopostmanager.de. Hier steht auch eine kostenlose DEMO-Version der Software zum Download zur Verfügung.

Weiterhin steht zum automatischen ausfüllen der Listen die kostenlose Software Deutsche Post Einlieferungslisten im Internet unter www.einlieferungslisten.de zum Download bereit.

Weitere Informationen zur Infopost/Infobrief finden Sie http://www.deutschepost.de/direktmarketing.